Política de privacidad y tratamiento de datos personales - PLUSENERGY S.A.S. E.S.P.

1. Identificación de la sociedad y datos del oficial de protección de datos

PLUSENERGY S.A.S E.S.P.
NIT 901.043.956-9
Av. Las Palmas #16-125 Medellín, Antioquia
Email: info@plusenergy.com.co
Oficial de Protección de Datos: Andrés Montoya Fuentes
Email: amontoya@plusenergy.com.co

2. Normatividad legal y ámbito de aplicación

PLUSENERGY S.A.S. E.S.P (en adelante, PLUSENERGY), en virtud de su condición de responsable del tratamiento de datos personales, obtenidos en el desarrollo de su objeto social y con la finalidad de garantizar la protección de los derechos fundamentales de los titulares de los datos, da a conocer sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales, aplicable en el caso de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y de todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales recolectada por cualquier medio dispuesto para tal fin por parte de la Compañía, incluyendo el uso de la App 'Plusenergy'.

PLUSENERGY informa a todos los interesados que, en cumplimiento de sus Políticas de Tratamiento de Datos Personales, los datos personales que obtenga en virtud de las actuaciones con nuestra compañía recibirán el tratamiento adecuado de conformidad con la Ley Estatutaria 1581 de 2012, Ley 1266 de 2008, Decreto 1074 de 2015 y demás normas complementarias que traten y regulen esta materia.

3. Destinatarios

Esta política se aplicará a todas las bases de datos que contengan datos personales y que sean objeto de Tratamiento. La presente política está dirigida a que quienes tienen relaciones comerciales, jurídicas, laborales, o que pretendan tenerlas, tengan a su disposición la información necesaria y suficiente sobre los diferentes tratamientos y fines sobre los que serán objeto sus datos, así como los derechos que ellos, como titulares de datos personales, pueden ejercer frente a la compañía.

Esta política es de obligatorio conocimiento y cumplimiento para todas las personas naturales o jurídicas responsables de la administración de bases de datos personales de la Compañía, en especial los administradores del manejo de bases de datos y por aquellos empleados y contratistas que tienen acceso a estos datos.

4. Definiciones

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales;
• Aviso de privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y la finalidad del tratamiento que se pretende dar a los datos personales;
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables;
• Dato público: Es el dato calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna.
• Dato privado: Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular;
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos;
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento;
• Responsable del tratamiento: Se trata de PLUSENERGY, que por sí misma o en asocio con otra(s) personas jurídicas, trata, consulta, reporta, procesa, compila, confirma, modifica, emplea, analiza, estudia, maneje los datos personales suministrados o constituya con ellos base(s) de dato(s)
• Titular: Es la persona natural cuyos datos personales suministró a PLUSENERGY y que por lo tanto son objeto de tratamiento por parte de la compañía.
• Transferencia de datos: Corresponde a la transferencia que tiene lugar cuando el responsable o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que, a su vez, es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país. De tal manera que un tercero puede recibir la información personal respecto de la cual la Compañía es responsable, viniendo a ser dicho tercero responsable, en lo sucesivo y en lo que le concierne, de dicha información. Sin perjuicio de que la Compañía garantizará que se seguirán prestando por este tercero las condiciones de seguridad idóneas para salvaguardar los datos personales de los titulares.
• Transmisión de datos: Corresponde al tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia. En este caso la Compañía seguirá siendo responsable.
• Tratamiento de datos: Se refiere a cualquier operación o conjunto de operaciones sobre los datos personales, tales como recolección, consulta, reporte, procesamiento, compilación, almacenamiento, modificación, uso, supresión o estudio de los datos personales,
• Usuarios: Se refiere a los empleados o contratistas de PLUSENERGY autorizados a acceder a los recursos donde están contenidos los datos. El usuario podrá tener diferentes perfiles de acceso.
• Información Digital: Es la información que es almacenada, transmitida o procesada a través de dispositivos electrónicos como discos duros, memorias USB, CD, DVD etc. o a través de sistemas de información.
• Cifrado: Método matemático que permite aumentar la seguridad de un mensaje o de un archivo mediante la trasformación del mismo con la ayuda de una clave de tal manera que solo puede ser leído por la persona que conoce dicha clave.

5. Tratamiento de los datos personales

5.1. Finalidades

De acuerdo con lo establecido en la Ley 1581 de 2012 y de conformidad con las autorizaciones impartidas por los titulares de la información, PLUSENERGY realizará el tratamiento de datos se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas y previstas en la presente Política y en las autorizaciones específicas otorgadas por parte del titular. De la misma forma se realizará Tratamiento de Datos Personales cuando exista una obligación legal o contractual para ello. Los datos personales que la Compañía recopila serán usados para la realización de su objeto social. Adicionalmente, las finalidades del tratamiento de los datos personales serán, sin limitarse, las siguientes:

• 5.1.1. Para todas las personas, en general: i). Cumplir con los objetivos y funciones establecidas en la ley de habeas data, lo que incluye dar respuestas a consultas, reclamos, solicitudes de actualización, rectificación o supresión de datos, y revocatorias de la autorización y ii) Registrar la información de datos personales en las bases de datos de la compañía, con la finalidad de analizar, evaluar y generar datos estadísticos. Y/o obtener debida diligencia de las contrapartes.
• 5.1.2. Para los Empleados de la compañía, en particular: i). Formación de personal, ii). Gestión de nómina; iii) Prestaciones sociales y prevención de riesgos laborales; (iv). Envío de información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas, (vi) Historia laboral del trabajador.
• 5.1.3. Para los proveedores y contratistas, en particular: i). Gestión de proveedores y contratistas; verificación del cumplimiento de los acuerdos y compromisos asumidos en virtud de la relación o vínculo existente con los proveedores y contratistas, ii). Presentación de quejas, denuncias o reportes a las autoridades o entidades competentes en caso de incumplimiento de contratos, iii). Ejecución del contrato suscrito (iv). Las demás finalidades que con ocasión del cumplimiento de su objeto requiera obtención de datos personales para su tratamiento, y en todo caso de acuerdo con la ley.
• 5.1.4. Para los clientes, en particular: i). Realizar invitaciones a eventos y ofrecer nuevos productos y servicios, ii). Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos; iii). Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero que tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las mismas; iv).Contactar al Titular a través de medios electrónicos – SMS o chat para el envío de noticias relacionadas con campañas de fidelización o mejora de servicio, y v).Contactar al Titular a través de correo electrónico para el envío de extractos, estados de cuenta o facturas en relación con las obligaciones derivadas del contrato celebrado entre las partes.

5.2. Derechos de los titulares

En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales los titulares de los datos tienen el derecho de: i) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ii) Solicitar prueba de la autorización otorgada iii) Ser informado respecto del uso de sus datos personales iv)Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio v) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos vi) Acceder en forma gratuita a sus datos personales

5.3. Deberes de PLUSENERGY

En cumplimiento con la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normativa aplicable en materia de protección de datos personales PLUSENERGY tiene el deber de i) Garantizar al Titular el ejercicio del derecho de hábeas data ii) Solicitar y conservar copia de la autorización iii) Informar sobre la finalidad de la recolección iv) Conservar la información bajo condiciones de seguridad v) Actualizar la información vi) Rectificar los datos personales vii) Tramitar las consultas y reclamos.

6. Procedimiento para que los titulares de la información puedan ejercer sus derechos.

6.1. Procedimiento de consultas.

• 6.1.1. Derechos garantizados. Mediante el procedimiento de consultas PLUSENERGY garantiza a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos el derecho de consultar toda la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación.
• 6.1.2. Responsable de atención de consultas. El responsable de atender las consultas será el Oficial de Protección de Datos/Privacidad de la Compañía, quien recibirá las solicitudes y les dará trámite en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.
• 6.1.3. Medios de recepción de solicitudes de consulta. El titular de los datos personales, su representante o sus causahabientes podrán remitir su consulta a la siguiente dirección: Carrera 1 No. 22 30, Bogotá, Colombia o en la dirección electrónica: info@plusenergy.com.com
• 6.1.4. Personas facultadas para presentar las solicitudes: Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y derivados de la condición de titular son: i). El titular mismo, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; ii). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad y iii). Los representantes, en caso de que el titular sea menor de edad, o los apoderados, previa acreditación de la representación o el apoderamiento.
• 6.1.5. Requisitos de la solicitud de consulta. La solicitud de consulta se dirigirá a PLUSENERGY y deberá contener como mínimo la siguiente información: i). Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes; ii). Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes; iii). Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes y/o representantes; iv). Firma, tipo y número de identificación.
• 6.1.6. Plazos de respuesta a las consultas. Las solicitudes recibidas por los medios indicados serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo.
• 6.1.6.1. Prórroga del plazo de respuesta. En caso de imposibilidad de atender la consulta dentro de dicho término así se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, fecha que en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

6.2. Procedimiento de reclamos.

6.2.1. Derechos garantizados mediante el procedimiento de reclamos

• 6.2.1.1. Corrección o actualización: PLUSENERGY garantiza a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, su representante o a sus causahabientes el derecho de corregir o actualizar los datos personales que reposen en sus bases de datos, mediante la presentación de una reclamación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley para que sea procedente la solicitud de corrección o actualización.
• 6.2.1.2. Revocatoria de la autorización o supresión de los datos personales: PLUSENERGY y/o los encargados garantizan a los titulares de datos personales contenidos en sus bases de datos, su representante o a sus causahabientes el derecho de solicitar la revocatoria de la autorización o la supresión de la información contenida en su registro individual o toda aquella que esté vinculada con su identificación, cuando consideren que se cumplen los parámetros establecidos por la ley o los señalados en la presente Política de Tratamiento de Datos Persónales. Así mismo, la Compañía garantiza el derecho de presentar reclamos cuando los titulares de los datos adviertan el presunto incumplimiento de la Ley 1581 de 2012 o de las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

6.2.2. Responsable de atención de reclamaciones. El responsable de atender las reclamaciones será el Oficial de Protección de Datos/Privacidad de la Compañía, quien recibirá las solicitudes y les dará trámite, en los términos, plazos y condiciones establecidos en la Ley 1581 de 2012 y en las presentes Políticas de Tratamiento de Datos Personales.

6.2.3. Medios de recepción de solicitudes de reclamaciones. El titular de los datos personales, su representante o sus causahabientes podrán remitir su consulta a la siguiente dirección: Carrera 1 No. 22 30, Bogotá, Colombia o en la dirección electrónica: info@plusenergy.com.com

6.2.4. Personas facultadas para presentar las reclamaciones: Las personas que podrán ejercer los derechos establecidos en la ley y derivados de la condición de titular son: i). El titular mismo, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente; ii). Sus causahabientes, quienes deberán acreditar dicha calidad y iii). Los representantes, en caso de que el titular sea menor de edad, o los apoderados, previa acreditación de la representación o el apoderamiento.

6.2.5. Requisitos de la solicitud de reclamación. La reclamación se dirigirá a PLUSENERGY y deberá contener como mínimo la siguiente información: i). Nombres y apellidos del titular y/o su representante y/o causahabientes; ii). Copia del documento de identidad del titular y/o su representante y/o causahabientes; iii). Dirección física, electrónica y teléfono de contacto del titular y/o sus causahabientes y/o representantes; iv). Firma, tipo y número de identificación; v). objeto del reclamo y documentos que quiera hacer valer.

6.2.6. Reclamaciones sin cumplimiento de requisitos legales. En caso de que la reclamación se presente sin el cumplimiento de los anteriores requisitos se solicitará al reclamante, dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo, que subsane las fallas y presente la información o los documentos faltantes.

6.2.7. Desistimiento del reclamo. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha de presentación del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

6.2.8. Inclusión de leyenda en la base de datos. Recibida la reclamación de forma completa, y en un término máximo de dos (2) días hábiles contados desde su recepción, PLUSENERGY incluirá en la base de datos donde se encuentren los datos personales del titular una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

6.2.9. Plazos de respuesta a los reclamos. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día hábil siguiente a la fecha de su recibo.

6.2.10. Prórroga del plazo de respuesta. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado de los motivos de la demora y la fecha en que será atendido, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

6.2.11. Procedimiento de supresión de datos personales. En caso de resultar procedente la supresión de los datos personales del titular de la base de datos conforme a la reclamación presentada, PLUSENERGY deberá realizar operativamente la supresión, asegurándose de que la eliminación no permita recuperar la información. Sin embargo, el titular deberá tener en cuenta que en algunos casos cierta información deberá permanecer en registros históricos por razones de cumplimiento de deberes legales, por lo que su supresión se referirá al tratamiento activo de los mismos y de acuerdo con la solicitud del titular.

7. Clasificación de la información

• 7.1. Información Pública: Esta información en su forma digital o en su forma física, podrá ser divulgada y diseminada sin restricciones en el contenido o la audiencia (por ejemplo, Detalles de Los programas, folletos y otros materiales de las carreras y de mercadeo). Sin embargo, la divulgación o difusión de la información no debe violar las leyes o regulaciones aplicables (ej. derechos de autor) y la modificación debe estar restringida a las personas autorizadas expresamente para dicha tarea.
• 7.2. Información De Uso Interno: Esta información puede ser revelada o difundida únicamente a personas que cuenten con vínculos laborales, contractuales, asociados de negocios y a otras personas autorizadas por la alta dirección, sin ningún tipo de restricciones en el contenido. Si dicha información está en forma digital puede ser almacenada en el PC o en repositorios internos designados por la organización para tal fin, si está en forma física puede ser almacenada en los escritorios o en archivadores auxiliares.
• 7.3. Información Confidencial: Esta información debe estar sujeta a restricciones de acceso y debe estar disponible solo para las personas que cuenten con la debida autorización. En esta categoría se ubican los datos personales de naturaleza semiprivada, privada y sensible. Se prohíbe el almacenamiento de datos de esta categoría en los equipos de cómputo o medios de almacenamiento removibles. No se deben retirar de la EMPRESA documentos de esta categoría sin la autorización del responsable de los mismos.
• 7.4. Información Secreta: Esta información tiene un importante valor empresarial para la EMPRESA y la revelación o divulgación no autorizada puede causar un perjuicio grave a la Institución. Toda la información que no esté clasificado de forma explícita como pública, de uso interno o confidencial se considerará secreto. Se prohíbe el almacenamiento de datos de esta categoría en los equipos de cómputo o medios de almacenamiento removibles. No se deben retirar de la EMPRESA documentos de esta categoría sin la autorización del responsable de los mismos.

7. Vigencia, modificación y actualización de la política de datos personales

PLUSENERGY se reserva el derecho de modificar la presente Política en cualquier momento. Cualquier cambio sustancial en las políticas de Tratamiento de datos personales, se comunicará de forma oportuna a los titulares de los datos a través de los medios habituales de contacto y/o a través de nuestro sitio web.

Fecha de última actualización: 21/01/2025